无论在企业效益极佳，还是经营销售不畅的时候，有效控制成本和费用都是企业管理者们的一项永恒的工作主题。但是，许多企业管理者常常对此项工作不得要领、屡犯“错误”。譬如，不发青红皂白要求所有职能都一刀切“砍掉”8%的管理费用、裁掉10%的员工。这种做法可能在短时间里取得了降低成本的效果，但肯定打击了员工的士气，损害了发展业务、服务客户所需的基础，而且没有利用这个机会提高企业的核心能力在激烈的竞争中处于有利的地位。在经济好转、市场回暖、企业的销售收入和经济效益回升后，砍掉的成本和费用、裁掉的员工人数都会逐步恢复到“危机”前的水平。
笔者结合自己的经验教训和普华永道合伙人保罗·莱因万德(paul leinwand)、切萨雷·马伊纳尔迪(cesare mainardi)在他们的《基础优势》[i]一书中所分享的知识，给大家介绍降低管理费用的四步曲。
第一步 分门别类：建议管理者把企业所有的管理、销售费用分成四大类。
1、把维持企业正常运营所需的最低费用归在一个类别里，如工厂和办公室的租金、水电费。这个类别的费用占总管理费用支出的10-20%。
2、把维持企业在市场地位所需的费用归在一个类别，如呼叫中心的费用、现场服务工程师的费用、改进现有产品性能和质量所需的工程师费用。这个类别的费用占总费用的20-30%。
3、把维持、提高能力的费用归在一个类别。有些企业以客户服务（如海底捞、新加坡航空公司、四季酒店）为最为重要的能力，有些企业以创新（如中国的华为、美国的苹果）为最为关注的焦点。这些企业的管理者就持续不断地把大量的人力、物力和财力投放在这个能力的建设上。如华为公司几十年如一日把销售收入的10%以上投放在创新上。在2015年，华为公司共计在研发上投入了500多亿人民币，取得了6000多个中国专利。这个类别的费用占总费用的20-30%。
4、把所有其它的费用归在一个类别。如物流费用、it费用、销售费用、客户服务费用（除非其中一项职能是你所在企业的核心能力）。如果能够客观公正地、严格遵循企业核心能力来评判，你所在企业管理费用中30-50%会划到这个类别中。
第二步 精挑细选：仔细审核第4类的费用，保留、削减或消除其中的部分费用。
公司管理层和财务人员逐项审核第4类中各种费用，确定哪些是必须保留的，哪些是可以削减的、哪些是能以更高的效率和更有竞争力的价格外包给第三方…… 譬如，史蒂夫∙乔布斯在任苹果公司iceo (过度期首席执行官)的前几个月，大刀阔斧地砍掉70%的产品和型号[ii]，从而既大幅度地降低了研发的费用，又把优秀的人才从没有市场的产品项目中释放出来。
这个练习完成后，你企业的费用就分成5个大类：（1）维持企业正常运营所需的最低费用；（2）维持企业在市场地位所需的费用；（3）维持、提高能力的费用；（4）第4类费用中必须保留和可以外包的；（5）第4类费用中可以消除的。
第三步 消除浪费：通过导入、实施精益，消除所有保留费用中存在的浪费、提高费用的效率。
在完成第二步后，企业的管理层、财务人员和卓越运营（精益经理或精益六西格玛黑带）组织员工把前四大类的费用按责权利分给相关的负责人，利用精益六西格玛的理念（由客户确定价值、确定价值流并消除浪费、在客户需求的拉动下让价值流流动起来、尊重员工授权员工、持续改进追求完美）、工具（5个为什么一个怎么办、价值流程图、八大浪费、pdca，等）和方法（kaizen、员工持续改善活动、9步曲问题解决法等）大幅减少现有工作流程中存在的各种浪费，让管理和销售费用的使用更有效率，更好地服务内外部的客户。
据了解，上海大众汽车在长沙的制造基地就通过员工合理化建议等活动在2015年实现费用和成本降低八千万人民币。
第四步 提升能力：根据公司的战略，发展能力（创新、客户服务、销售渠道、成本管理、人才培养或其它）。
这个套路中的第四步是企业总经理带领他的团队，根据公司的中长期战略和确定要建立或加强的能力（譬如，创新、客户服务、销售渠道、成本管理、人才培养）在降低部分销售、管理费用的同时，增加投资、扩充人员。
zara最为重要的能力是“供货灵活、对市场需求的即时掌控、反馈迅速，以及技术革新”。为了建立、保持这个能力，zara所在的集团公司英迪泰克斯不惜血本投资it系统、厂房和配送系统。尽管这意味着劳动力成本的增加，但仍然在头几年里使公司的工厂以及西班牙、葡萄牙的合作厂家能够完成50%以上的服装产量，其余的产量转包到马格里布和远东地区生产。位于西班牙加利西亚的厂房都超级现代，通过200多公里长的地下通道与阿尔特伊索一个全自动化的物流中心相连，一辆辆货车从物流中心发出，开往欧洲名店；若是世界其他地方的店，货就送到机场。这种模式，通过一个高效的分销体系把实时信息和生产结合起来。[iii]
在过去的18年总经理（总裁）职业生涯中，笔者一直有机会尝试这个降低费用、提高能力的套路，并取得了明显的成效。2006年—2008年主管英格索兰旗下一个业务的时候，领导团队三年实现销售收入增长100%，同时销售利润增加200%的业绩。安朗杰安防技术（中国）有限公司在过去二年时间里管理费用以二位数的比例下降，而销售收入却以二位数的比例上升，在刚刚过去的一季度更是实现销售收入增长44%的佳绩。
实践证明，四步曲降低成本提升能力，是切实可行的，是能立竿见影给你和你的团队带来效益的，是能给你的客户带来价值的套路。
[i] 《基础优势:以能力驱动战略制胜》上海社科院出版。作者： (美)保罗·莱因万德、塞萨雷·马伊纳尔迪，译者:鲁创创、朱梅、王华祖
[ii] 《史蒂夫∙乔布斯传》中信出版社。作者:[美] 沃尔特•艾萨克森（walter isaacson） 。译者：管延圻等。
[iii] 《zara 阿曼修.奥尔特加与他的时尚王国》华夏出版社。作者：（西）奥谢亚。译者：宋海莲
余锋 作者介绍： 现任霍尼韦尔特性材料与技术集团亚太区副总裁兼总经理，曾任美国安朗杰公司全球副总裁兼亚太区总裁，安防技术研究院院长。