丰田不为人关注的促进人际关系活动

一年半前开始参与了一家制衣厂的改善活动,虽然从来没制衣厂的改善经验,但从「促进流动、疏浚阻塞」着手,竟也效果卓著,且「流动」已成为大家的常识,整个工厂从高管到作业者,「发现问题、解决问题」已成为每天的日常活动,当然也该是放手的时候了。

辅导最后一天的下午,应邀参加了一个特别的活动—「素养大使」的年终大会。当初是为了改善员工的生活习惯,如保持工作区域的清洁、餐后清洁桌面、椅子归位,甚至不挪用厕所里的卫生纸⋯⋯等等。既可改善同仁们的生活环境,又可减少管理公共事务上的投入。

最初的名称是「员工素质提升」活动,据说有人反映这名称有点伤人,几经讨论,决定更改为“员工素养提升“活动, 再后来,为了做到令每个人都能参与其中, 最终改成「全员素养提升」活动,而由各单位推举了「素养大使」规划活动,从自身做起,影响周围的人。不知不觉已经开展了三个年头。

活动以来,当初想要改的地方已有大幅的改善,于是大家又设想新的课题。2019年初,为了准备工厂搬迁,规划了一个从旧厂徒步到新厂的捡垃圾活动,提升了大家对搬新厂的关注度,一起来参与思考可能的问题与提出建议,让搬迁更顺利。

接着顺应大家关心的环境永续经营,大使们又设想了减塑的课题,鼓励大家早餐不要使用「外带塑料袋」,因此也减少了工厂的垃圾量。

让我惊艳的是这样的活动除了本身的结果以外,因为大家的参与,也促进了人际间的关心与交流,这与大家日常最关注的生产效率虽然没有直接的关系,但若一提到团队合作,我想大家都知道它的重要性了。

30年前,我是以「劳务管理」的职务被招募进了丰田的海外公司,2个月后即被派往日本丰田接受一个月的现场实习,带回来的不是生产技术,而是如何让人能够安心的在丰田工厂工作的人事劳务管理活动。

不论现场或是办公室,丰田的工作的确是紧张而忙碌,对于新进或轮调到新单位的人员,更是压力大,为了能快速地舒缓这不安,丰田的人事部门规划了许多围绕着职场与同仁间的交流互动活动,既安定职场的气氛,又能从中培养出互相关照的文化。

在实习结束的报告会上,我提出了要实行诸如新人日志、pt活动、社内报、提案制度、先辈制度、非正式团体(职层会、同乡会、同学会、同好会)等,在丰田看到的促进人际交流与沟通的日常活动,丰田的指导者说:「别急着做!循序渐进就好了。」但是在台湾面对刚成立的新工厂,超高的人员流动率是可想而知的,能想到的安定人心对策,就是在丰田学到的十八般武艺。约一年内,就通通用上了,一直延续到今。

「全员素养提升」活动让我想到pt活动,pt是personal touch的缩写,为了促进同仁间的关照与交流,由班员推举一位pt leader,安排每月一回的pt活动,由公司支持约一个便当的经费,利用午餐或休息时间,买个便当或零食,在休息区举行,目的是聚集大家闲话家常,促进了解与沟通。

的确,公司是个工作与生活的地方,于公于私,人际关系都是人与人之间的黏着剂。二次大战期间,英国研究者提出了「社会技术系统(sociotechnical system)」是一种关于组织的系统观点。

该理论认为,组织是由社会系统和技术系统相互作用而形成的社会技术系统,即由包括正式组织、非正式组织、技术系统、成员的素质等多种因素形成的复合系统。它强调组织中的社会系统不能独立于技术系统而存在,技术系统的变化也会引起社会系统发生变化。

持这种观点的人认为,组织不仅是由厂房、人力、资金、机器和生产程序综合起来的物质组织,也是调整人的行为的“人的组织”或由人的行为构成的人群关系系统。

就如丰田生产方式中常说的「设备改善之前先做作业改善」,那么,是否也可以说「作业改善之前,也要先改善人的行为」。这也符合丰田「造物之前先造人」的说法。

上图简要地表现出社会技术系统:管理行为需要取得技术性与社会性的平衡,不可偏颇,才能达成企业目标。

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